materi kearsipan untuk SMK administrasi perkantoran

BAB I PENDAHULUAN

Suatu pandangan yang sangat keliru, apabila orangberanggapan bahwa pengurusan kearsipan adalah suatu pekerjaan yang begitu mudah. Berdasarkan anggapan tersebut di atas, maka banyak kantor atau organisasi yang menyerahkan urusan kearsipannya pada orang yang kurang tepat.

Petugas-petugas ini bukan berarti tidak dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan, tetapi mereka itu hanya menjalankan pekerjaan tanpa mengembangkan apa yang seharusnya dilakukan.

Pada saat kantor atau organisasi belum merasakan kompleksnya urusan arsip yang timbul karena kegiatan yang dilakukannya, maka semuanya dianggap berjalan lancar. Dalam kesibukan pembangunan seperti sekarang ini, perlu disadari bahwa mengurus arsip adalah bukan sesuatu hal yang mudah, tetapi memerlukan penanganan yang serius. Mengurus arsip, bukanhanya soal menyimpan warkat-warkat yang pada saatnya nanti harus dibuang Sistem penyimpanan yang mana akan digunakan, perlu ditentukan. Menggunakan azas sentralisasi, desentralisasi atau azas

kombinasi yang paling tepat. Ini pun tidak asal saja ditentukan, azas efisiensi perlu dipertimbangkan dengan seksama.

BAB II ARSIP DAN KEARSIPAN

A.    Pengertian Arsip

tidak pernah digunakan, sampai saat ini masih banyak yang menggunakan. Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah yang mempunyai wahyu arti. Di satu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistic, film, kaset,cd dsb. Di segi lain arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan atau bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan ‘Arsip Nasional’ menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi,

perjanjian Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia Raya, dsb. Istilah arsip yang dibicarakan diatas adalah berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai dengan bahasa aslinya sulit

dilafalkan orang Indonesia pada umumnya sehingga diadopsi menjadi ‘arsip’. Sejak kapan istilah itu diadopsi menjadi arsip, orang tidak menggetahui secara pasti, tetapi dapat diperkirakan sejak bahasa Belanda kurang populer di Indonesia (sekitar tahun 1950). Kalau yang dimaksud arsip itu adalah warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama ‘pertinggal’. Istilah pertinggal kurang populer penggunaannya sehingga dikalangan

petugas kurang dikenal. Istilah pertinggal bukan berarti

B.     Batasan arsip

Dengan konsep arsip yang berasal dari berbagai Negara termasuk yang berasal dari Indonesia, dalam perkembangan selanjutnya istilah yang populer digunakan adalah istilah arsip yang

berasal dari bahasa Belanda “Archief”. Hal ini diperkuat dengan adanya UU No. 7 tahun 1971, yaitu ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Untuk itu ada beberapa batasan arsip seperti berikut ini. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (The Liang Gie, 1990: 12)

1.      File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif (Hadi Abubakar, 1996 : 10)

2.      Pertinggal adalah berkas yang disimpan sebagai bahan pengingat berwujud lembaran catatan atau bentuk lain (Sularso Mulyono, dkk, 1985 :1).

3.      Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah (UU No. 7 th 1971 pasal 1)

Dengan uraian konsep arsip dan batasannya, dapat ditarik gambaran bahwa arsip perlu diatur penyimpanannya . Jadi, tidak sekedar menyimpan kumpulan warkat sebagai bahan pengingat (arsip), tetapi perlu pengaturan cara dan prosedur penyimpanannya (kearsipan). Hal itu dapat dijelaskan dengan keterangan berikut ini.

1.                          Penyimpanan (storing), ini berarti arsip perlu disimpan, tidak boleh diletakkan demikian rupa sehingga setiap orang dapat membaca.Arsip begaimana pun kecilnya tetap bersifat rahasia.

2.                          Penempatan (placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan,tetapi harus diatur di mana arsip itu harus diletakkan. Penempatan arsip sangat terkait dengan penemuan kembali apabila diperlukan.

3.                          Penemuan kembali (finding), ini berarti arsip harus dapat ditemukan kembali apabila diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.

C.    Penggolongan Arsip

Dalam rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam empat golongan arsip. Hal ini untuk memudahkan pemilahan dalam penyimpanan maupunpenyingkaran bagi arsip yang sudah tidak memiliki nilai. Empat golongan arsip itu adalah seperti berikut ini.

1.      Arsip tidak penting, yaitu puak (kelompok) arsip yang nilai kegunaannya hanya sebatas sebagai informasi. Puak arsip ini tidak perlu disimpan dalam jangka waktu lama, karena setelah apa yang diinformasikan sudah selesai berarti sudah tidak ada nilai kegunaannya. Puak arsip ini dapat diberi tanda (T). Puak arsip ini akan disimpan paling lama dalam jangka waktu 1 tahun.

2.      Arsip biasa, yaitu puak arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5 tahun. Puak arsip ini dapat diberi tanda (B).

3.      Arsip penting, yaitu puak arsip nilai gunanya mempunyai hubungan dengan kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Puak arsip ini akan disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun dan dapat diberi tanda (P).

4.      Arsip sangat penting, yaitu puak arsip yang dipakai sebagai pengingat dalam jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Puak arsip ini termasuk arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda (V)

D.    Jenis Arsip

Arsip yang timbul karena kegiatan suatu organisasi, berdasarkan golongan arsip perlu disimpan dalam jangka waktu tertentu. Ada arsip yang perlu disimpan sementara (1 tahun), sebagian lagi disimpan 1-5 tahun, yang lain 5-10 tahun, dan sebagian kecil dari jumlah arsip perlu disimpan secara abadi. Arsip yang disimpan pada bagian pengolah adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya 2-8 Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan Untuk Menjamin Integritas cukup tinggi. Untuk arsip yang disimpan di unit kearsipan adalah arsiparsip yang frekuensipenggunaannya sangat rendah. Jadi, ada arsip yang dalam jangka waktu terttentu (1 tahun misalnya) sering dikeluarkan dari penyimpanan (dalam hal ini penyimpanan di unit pengolah). Sebaliknya ada arsip yang dalam jangka waktu 3 tahun sama sekali tidak pernah dikeluarkan untuk bahan informasi dalam kegiatan yang sedang dilaksanakan. Kedua macam arsip tersebut tetap mempunyai nilai dokumenter. Berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi, dibedakan jenis arsip seperti berikut ini.

1.      Arsip aktif (dinamis aktif), yaitu arsip yang secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan kerja.

2.    Arsip inakif (dinamis inaktif), yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi.

3.     Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara (pasal 2 ayat a UU No.7 tahun 1971).

4.  Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (pasal 2 ayat b UU No. 7 tahun 1971).

E.     Penataan Arsip

Penataan arsip harus direncanakan seawal mungkin, artinya sejak suatu organisasi melakukan kegiatannya harus sudah dirancang tentang pengelolaannya. Dalam penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen) penataan sumber data harus terprogram secara rapi sehingga prosedur penyampaian bahan informasi tidak terganggu. Seperti uraian di muka, penataan arsip mencakup 3 unsur pokok, yaitu: penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali. Jadi, arsip tidak

sekedar disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara penyimpanannya, prosedurnya, dan langkah-langkah yang perlu ditempuh. Penataan arsip dimulai dari masuknya warkat, dalam hal ini warkat dapat berwujud apa saja (surat, kwitansi, data statistik, fil, kaset dan sebagainya).

BAB III PRINSIP PENYIMPANAN

A.    Tempat Penyimpanan arsip

Arsip disimpan di lemari atau di “filing cabinet” (filing kabinet) yang ditempatkan di suatu ruang atau gedung. Filing kabinet atau “lemari arsip berlaci” (disingkat lemaci). Kenyataan dilapangan masih ada penggunaan lemari (bukan lemari khusus arsip) dan belum menggunakan “lemaci” sebagai tempat penyimpanan arsip. Hal seperti itu masih terjadi di organisasi – organisasi yang relative kecil atau instansi – instansi pemerintah di tingkat bawah (misalnya kecamatan, kelurahan dan sebagainya). Apabila masih tetap menggunakan lemari (lemari kayu) sebagai tempat penyimpanan arsip karena tidak memiliki “lemaci” maka penggunaan lemari tersebut harus memperhatikan 3 hal:

1.      Lemari harus kuat (dari kayu jati atau kayu yang kualitasnya baik) supaya tidak cepat rusak karena dimakan rayap atau dimasuki hewan pengerat maupun rusak karena usia.

2.  Ukuran sekat lemari harus disesuaikan dengan ukuran map atau folder sebagai tempat penyimpanan arsip

3.     Konstruksi lemari harus memungkinkan adanya kemudahan dalam menyimpan, menempatkan, maupun menemukan kembaki arsip yang disimpan. Sebaiknya tempat menyimpan arsip menggunakan lemaci atau filing cabinet atau lemari yang memang khusus untuk arsip. Lemaci (filing cabinet) yang berukuran standart yang biasa untuk menyimpan

arsip, terdiri atas 3 atau 4 laci. Ruang yang digunakan untuk menyimpan arsipharus memperhatikan beberapa ketentuan agar arsip yang disimpan terjamin aman.

B.     Persyaratan Petugas Arsip

Seorang petugas kearsipan harus memenuhi beberapa persyaratan agar dapat mengurus arsip secara professional (sebagai arsiparis). Jadi, jangan sampai petugas di bagian arsip justru orang –

orang atau petugas yang tidak dipakai atau disenagi di bagian lain. Ada anggapan bahwa yang bertugas di bagian arsip adalah orangorang yang “disingkirkan”. Apabila hal ini terjadi, setidak-tidaknya petugas tersebut mempunyai kekurangan, baik kemampuan, kejujuran, maupun dedikasi terhadap organisasi yang bersangkutan. Untuk mengurus arsip dengan baik, diperlukan petugas yang memenuhi persyaratan ketrampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan.

Ketrampilan, merupakan persyaratan yang harus dimiliki oleh arsiparis (orang yang bertugas di bagian arsip), ini dimaksudkan agar ia cekatan dalam menempatkan dan menemukan kembaki arsip. Demikian pula, seorang [petugas kearsipan harus terampil dalam memilah golongan arsip. Dengan kecekatan yang dimiliki, diharapkan petugas dapat menyajikan data tepat waktu.

Ketelitian, dimaksudkan bahwapetuigas kearsipan harus harusmemiliki tingkat kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas sama tapi sebenarnya tidak sama. Arsiparis harus memiliki ketelitian untuk menentukan deretan angka yang disajikan. Dengan ketelitian yang dimiliki arsiparis, diharapkan penyajian informasi dari sumber data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan. Karena kesalahan sekecil apapun dalam penyajian informasi dapat menyebabkan produk yang dihasilkan menjadi kurang akurat. Dengan demikian, ketelitian bagi petugas di bagian arsip, tidak saja diperlukan tetapi merupakan keharusan, agar Sistem Informasi Manajemen berjalan lancar.

Kerapian, adalah suatu sikap pandang tentang keteraturan, keberesan,ketertiban,dan kerapian.Seorang arsiparis perlu memiliki sifat kerapian, berarti segala sesuatu disikapi dengan keteraturan, keterteban dan keapikan. Dengan demikian, penanganan arsip selalu diusahakan teratur, beres, tertib, dan apik. Implikasi kerapian seorang petugas, maka arsip, map atau folder, guide (lembar petunjuk) maupun laci-laci penyimpanan akan ditata secara teratur, tertib, dan apik dipandang. Kerapian dalam menempatkan arsip yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan.

Kecerdasan, tidak selalu identik dengan pendidikan tinggi.Cerdas berarti memiliki tingkat pemahaman yang memadai sesuaidengan porsi dan tugas pekerjaannya. Seorang yang cerdas dapatmengurusi masalah-masalah yang dihadapi secara tepat dan cepat.Seorang petugas yang cerdas tentu memiliki daya piker yang tajamsehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi,petugas tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-halyang akan terjadi. Seorang yang memiliki daya piker yang tajamsehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi,petugas tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal

yang akan terjadi.

C.    Asas Kearsipan

Prinsip penyimpanan suatu arsip harus dilandasi beberapa ketentuan, yakni keamanan, keawetan, dan keefisienan pengelolaan. Berdasarkan kenyataan di lapangan (orgsnisasi pada umumnya),

penyelenggaraan kearsipan organisasi (kantor) berbeda-beda sesuai dengan kebutuhannya. Dalam menghadapi perkembangan dan kemajuan dari waktu ke waktu perlu dicermati timbulnya kebutuhan yang berkembang. Artinya penyelenggaraan kearsipan dalam suatu periode tertentu, apakah masih tetap sesuai dengan kebutuhan yang sekarang. Dapat terjadi hal itu sudah tidak sesuai lagi karena organisasi sudah makin berkembang. Perubahan asas penyimpanan patut dilaksanakan manakala organisasi yang bersangkutan sudah makin berkembang sehingga unit kerjanya makin bertambah sehingga volume kegiatan makin besar dan pembangunan tempat kerja makin luas dan terpencar. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal beberapa asas penyimpanan, yaitu sentralisasi, desentralisasi dan kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.

1.      Asas sentralisasi, sebagai dasar penyimpanan arsip suatu organisasi berarti organisasi yang bersangkutan melakukan kegiatan kearsipan dengan cara pemusatan (di satu gedung atau satu ruang).

2.      Asas desentralisasi, sebagai dasar penyimpanan arsip, bertujuanagar kegiatan pada setiap unit kerja yang tidak sama jenis kegiatannya dapat menyelenggarakan kearsipannya sesuai dengan spesifikasi unit kerjanya. Dengan demikian pengendalian masingmasing unit kerja dapat dilaksanakan dengan mudah.

3.      Asas kombinasi “Sentralisasi-Desentralisasi” meryupakan dasar penyimpanan arsip untuk menanggulangi adanya beberapa unit kerja yang pada prinsipnya mudah diseragamkan tetapi ada unit kerja yang mempunyai kekhususan sehingga tidak dapat diseragamkan (digabung) dengan unit kerja yang lain.

DAFTAR PUSTAKA

Anhar, Drs. Pengurusan Surat dan Kearsipan, Penerbit Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Bagian Proyek Pengadaan Buku Sekolah Ekonomi, Jakarta, 1980.

Martono, E, Dasar-dasar Kesekretarisan dan Kearsipan, Penerbit Karya Utama, Jakarta, 1979.

Moekijat, Drs., Tata Laksana Kantor, Penerbit Alumni, Bandung, 1976.

Prajudi atmosudirdjo, Prof. Dr. SH, Dasar-dasar Office Management,Jakarta, 1971.

The Liang Gie, Drs., Organisasi dan Administrasi Kantor Modern, Penerbit Balai Pembinaan Administrasi Universitas Gadjahmada Yogyakarta, 1970.

--------------------------, Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit PD Percetakan Radya Indira Yogyakarta, 1970.

Winardi, Dr. SE, Management Perkantoran dan Pengawasan, Penerbit Alumni Bandung, 1978.